Federal Dışişleri Bakanlığı ve Almanya yurtdışı temsilcilikleri kişisel verileri Avrupa Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR - General Data Protection Regulation), Almanya Veri Koruma Yasası (BDSG) ve icabı halinde özel yasal düzenlemelere mutabık kalarak kullanmaktadır. Verilerin kullanılması ve haklarınız hakkında bilgilendirmeyi ve yukarıda belirtilen yönetmeliğinin 13. ve 14. maddesi gereğince üstlendiğimiz bilgilendirme yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla, internet sayfamızın kullanımıyla bağlantılı oluşan kişisel verilerin kullanılması konusunda bizimle (irtibat formu, e-posta, telefonla veya posta yoluyla) irtibat kurduğunuzda sizi bilgilendirmekteyiz.

1. Temel Husus

1.1. Sorumlu Kişi ve Veri Koruma Sorumlusu

Federal Dışişleri Kanununun 2. maddesine göre Federal Dışişleri Bakanlığı ile yurtdışındaki temsilcilikler bir bütün kurum halindedirler. Kişisel verilerin kullanılması Avrupa Genel Veri Koruma Yönetmeliğinin 4. maddesi/7. satırına göre

Auswärtiges Amt
Werderscher Markt 1
10117 Berlin
Almanya / Germany
Telefon: +49 (0)30 18 17-0 / Vatandaş Hattı: +49 (0)30 18 17-2000
Telefaks: +49 (0)30 18 17-3402

adresinde mukim Auswärtiges Amt/Federal Dışişleri Bakanlığı’ndadır.

İletişim formu

Federal Dışişleri Bakanlığı Veri Koruma Sorumlusuna ulaşabilirsiniz:

Auswärtiges Amt (Federal Dışişleri Bakanlığı)
Werderscher Markt 1
10117 Berlin
Almanya / Germany
Telefon: +49 (0)30 18 17-7099
Telefaks: +49 (0)30 18 17-5 7099

İletişim formu

Verileri korumayla ilgili sorularınız olduğunda yurtdışı temsilciliklerindeki Veri Koruma Sorumlusuna başvurabilirsiniz. Yurtdışı temsilciliklerinde görevli Veri Koruma Sorumlusuna nasıl ulaşabileceğiniz konusunda sayfanın sonunda bilgi yer almaktadır.

1.2. Kişisel Veriler

Kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Belirlenebilir gerçek kişi, doğrudan veya dolaylı şekilde isim, numara, ikamet, online kimliği üzerinden belirlenebilen bireydir (Avrupa Genel Veri Koruma Yönetmeliğinin 4. maddesi 7. Satırı).

1.3. İşleme Dayanak olan Yasal Düzenleme

Kişisel verilerinizi aşağıda belirtilen yasal düzenlemeye göre kullanıyoruz:

(Örneğin Newsletter/Bülten gönderimini kabul ettiğinizde) Avrupa Genel Veri Koruma Yönetmeliğinin 6. maddesi, satır 1a geçerli oluyor.

Bir sözleşmenin veya sözleşme öncesi bir işlemin geçerli olması durumda Avrupa Genel Veri Koruma Yönetmeliğinin 6. maddesi, satır 1b geçerli oluyor.

Bizim sorumluluğumuzda olan yasal bir yükümlülüğün yerine getirilmesi durumunda Avrupa Genel Veri Koruma Yönetmeliğinin 6. maddesi, satır 1c geçerli oluyor.

İlgili kişiye veya başka gerçek bir kişiye ait kişisel verilerinin kullanılması hayati önem arz eden durumlarda Avrupa Genel Veri Koruma Yönetmeliğinin 4. maddesi, satır 1d geçerli oluyor.

(Örneğin bizimle kurulan irtibat neticesinde bize iletilen bir husus (bilgi isteme vs.) gibi durumlarda bize verilen görevin kamu yararına veya mutlak kudret kapsamında yerine getirilmesi durumlarda Avrupa Genel Veri Koruma Yönetmeliğinin 6. maddesi, satır 1e ile bağlantılı Almanya Veri Koruma Yasasının 3. maddesi geçerli oluyor.

2. İnternet Sayfasının Ziyaret Edilmesiyle İlgili Verilerin İşlenmesi

2.1. Verilerin Toplanması

Federal Dışişleri Bakanlığı'nın internet sayfasını ziyaret edenler ve bu internet sayfasından belge indirenler, yapılan işlem sırasında geçici olarak bir “veri protokol listesinde” kayıt edilerek işlem yapılır.

Kullanıcı analizi için kullanılan matomo adlı “tracking-tool” (izleme aracı), kullanıcıların kişisel verilerini oluşturmayacak şekilde düzenlenmiştir.

Ayrıca, ziyaretçilerin takibine imkân vermeyecek şekilde IP adresiniz anonimleştirilmektedir. Bu esnada IP adresinin son iki sekizliği (octet) sıfırlanmaktadır.

İzleme aracı (tracking tool) Bakanlığa ait güvenli sunucularda yetkili kurum olan “Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik” (bilişim tekniğindeki güvenlikten sorumlu federal kurum) tarafından sertifikalandırılan ağ bölgesinde izlendiğinden tracking verilerinin dışarıya çıkması mümkün değildir.

Ayrıca, browserinizde gerekli ayarları yaparak web sayfasına yaptığınız ziyaretin kayda alınmasını ve değerlendirmeye tabi tutulmasını (do-not-track ayarını) engelleyebilirsiniz. Browser (Tarayıcı) değişikliğiyle izleme aracına, ziyaretçilerin izleme aracı tarafından kaydedilmek isteyip istemediklerinin işareti verilmektedir. Browseriniz üzerinden bunu öğrenmek için örneğin bir arama moturu giriyorsunuz ve “do not trak aktif et [tarayıcınızın adını] yazıyorsunuz.

JavaScript-Tracking üzerinden aşağıdaki veriler izlenmektedir:

• Ulaşılan verinin adı (request) ve request ile ilgili tarih ve saat
• Browser tipi/sürümü (örnek: Firefox 115.0)
• Browser dili (örnek: Almanca)
• Kullanılan işletim sistemi (örnek: Windows 11)
• Cihaz tipi, modeli ve markası
• Ekran çözünürlüğü
• Kullanılan plug türleri (örneğin Flash, Java)
• Referrer URL (daha evvel ziyaret edilen sayfa)
• Anonimleştirilen IP-adresi
• Request’in alındığı ülke, bölge ve şehir
• Downloads (indirilenler)
• Tıklananlar
• Gönderilen formlar (hedef tanımdan bağımsız)

2.2. Çerez (cookie) Kullanımı

Sayfalar tıklandığında dolaşımı kolaylaştırmak için “cookies” olarak adlandırılan geçici çerezler bırakılmaktadır. Bu “Session cookies”lerde kişisel veri yer almamakta ve oturum bittiğinde silinmektedir.

Ürün sepetinin kullanımında da “cookies” (çerez) kullanılmaktadır. Oturum sonunda bu çerezler de silinmektedir.

2.3. Sosyal Medya Eklentisi “Plug-in” Kullanımı

Şu an için Facebook, Twitter, Instagram ve Youtube (Google) için sosyal medya eklentisi “plug-in” kullanıyoruz. Bunun için “iki tıkla çözümü”nü kullanıyoruz. Bu şu demektir: Sayfamızı ziyaret ettiğinizde ilk başta prensip olarak  “plug-in” sunucularına kişisel veri aktarmıyoruz. Aktarım sosyal medya alternatiflerini tıkladığınızda kişisel veriniz ilgili plug-in sunucusuna (ABD’deki Amerikan sunuculara) aktarılarak kayıt edilmektedir. Biz sosyal medya plug-in sistemini kullanarak sizinle ve diğer kullanıcılarla etkileşim sayesinde bilgi arzını daha ilginç hale getirmeye çalışmaktayız.

Sosyal medya ağı içinde yer alan şirketlerin kullanıcılarının (örneğin şahsi bilgilerini, IP-adreslerini vs.) kendi Veri Kullanma Kurallarına göre kaydettikleri ve ticari amaç kullandıkları hususuna özellikle dikkat çekmekteyiz. Sosyal medya ağındaki verilerin kullanımı hakkında bilgileri aşağıdaki linklerden öğrenebilirsiniz:

Facebook, Twitter, Instagram, YouTube (Google)

Bu veri toplama işlemine ve sosyal ağı tarafından kullanımına karşı herhangi bir etkimiz olmamaktadır. Verilerin hangi boyutta, nerede ve hangi sürede kaydedildiğini, ağların silme yükümlülüğünü yerine getirip getirmediğini, verilerin ne şekilde değerlendirildiğini ve bağlantı kurulduğunu, verilerin kime verildiğini bizim tarafımızdan bilinmesi mümkün değildir.

Sayfamızı kullanırken hangi sosyal ağlara kişisel verinizi verdiğinizi net bir şekilde araştırmanızı rica ediyoruz. Eğer sosyal ağların sizin sayfamızla kurduğunuz iletişiminiz sayesinde kişisel verilerinize sahip olmasını istemiyorsanız, bizimle örneğin sayfamızdaki iletişim formunu kullanarak irtibata geçmenizi önermekteyiz.

2.4 Google Harita

Web sitemize "Google" sağlayıcısından "Google Harita" hizmetini entegre ediyoruz. Hizmeti kullanırken (haritayı tıklayarak), kişisel veriler, özellikle de kullanıcıların IP adresleri ve konum verileri Google tarafından işlenir, ancak bunlar sizin izniniz olmadan toplanmaz (bu husus genellikle mobil cihazlarınızın ayarlarının bir parçasıdır).

Servis sağlayıcı:

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, İrlanda

Web sitesi: https://maps.google.de

Veri koruma beyanı: https://policies.google.com/privacy

İtiraz seçeneği (Opt-Out-Plugin): http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

3. İrtibat Kurulduğunda Kişisel Verilen İşlenmesi

Bizimle irtibat kurduğunuzda sizin bildirdiğiniz veriler (adınız, mail adresiniz, icabında adresiniz, telefon ve faks numaranız) ile irtibat kurmak ve talebinizi işleme koymak için iletilen içerikle bağlantılı iletilen bilgiler (icabında kişisel veriler) kaydedilir. Kayıt işleminde tüm Federal Bakanlıklarının Ortak Tüzüğü “GGO”da belirtilmiş olan Alman Arşivleme Yönetmeliğinde belirtilen belge saklama sürelerine uyulmaktadır. Şayet talebiniz bizim sorumluluğumuzda değilse, talebi başka Eyalet ve Federal makamlara iletme hususu veri koruma kuralları çerçevesinde onay alınmadan mümkündür. Talebi başka makama iletme durumunda talep sahibinin menfaatinin verilecek cevaba bağlı olmasına ve talepte kişiyle ilgili hassas kişisel verilerin olmamasına dikkat edilecektir (Avrupa Genel Veri Koruma Yönetmeliği madde 6, satır 1e, Almanya Veri Koruma Yasası madde 3, madde 25 satır 1 ile madde 23 satır).

4. Broşür Gibi Benzeri Materyalin Siparişi

Internet sayfamız üzerinden broşür, tanıtım belgesi ve benzeri basılı belge sipariş edildiğinde siparişinizi işlemek için şu bilgelerinize ihtiyaç duymaktayız:

Soyad, Ad

Sokak, Bina Numarası

Posta Kodu ve Yer ismi

E-posta adresi

Şayet siparişiniz bizim tarafımızdan tamamlanamıyorsa, vermiş olduğunuz bilgiler üçüncü kişilere (kargo şirketine, eğer başka makam ve kurumlar sipariş edilenleri gönderecekse ilgili makam ve kurumlara) verilir. Verilerinizin kullanımı Avrupa Genel Veri Koruma Yönetmeliği madde 6, satır 1a’ya göre yapılmaktadır. Yukarıda belirtilen bilgiler mevcut değilse, siparişin kullanılması da mümkün değildir. Vermiş olduğunuz veriler siparişiniz tamamlandıktan 90 gün sona silinecektir.

5. Etkinlikler, Basın, Halkla İlişkiler

Federal Dışişleri Bakanlığı ve yurtdışı temsilcilikleri görevleri çerçevesinde değişik etkinliklerin organizatörü ve ortak organizatörü olarak faaliyet sürdürmektedir. Bir davetle veya bir etkinliğe katılımla bağlantılı (isim, adres gibi) kişisel veriler kullanılmaktadır. Veri paylaşımı farklı iletişim yollarıyla, örneğin bir form veya tanıtım belgesi doldurarak, e-posta, telefon veya kartvizit yoluyla yapılabilir.

Bize iletilen veriler doldurulan forma, belgeye ve yapılan görüşme sırasında iletilen verilere göre farklılık gösterebilir.

5.1. Eşlik Eden Kişiye Ait Veri Toplama

Yukarıda belirtilen etkinliklerin düzenli şekilde gerçekleşmesi için davet edilen kişilere eşlik eden/refakat eden kişinin de bilgi istenebilir. Bu kişiler için de ilgili kişi için hangi kurallar ve haklar geçerliyse aynısı söz konusudur. Kaydedilen verilerin şekli, içeriği, verilerin kullanımına ve silinmesine itiraz etmek hususları aynıdır. Bu nedenle 6. bölümde yer alan haklarınıza dikkat çekilmektedir.

5.2. Kamuya Açık Kaynaklardan Veri Toplama

Bu amaç için herkese açık kaynaklardan örneğin ilgili kişinin internet sayfasından veya herkese açık bilgi kaynaklarından veri almakta ve kullanmaktayız.

5.3. Veri Toplama Sırasındaki Diğer İşlemler

Kişisel veriler izinsiz olarak üçüncü kişilere verilmemekte, bilakis (örneğin davetli listesi oluşturmak, etkinliğe giriş sırasında giriş kontrolü gibi) organizasyonla bağlantılı amaçlar için kaydedilmekte ve kullanılmaktadır. Bizim için çalışan taşeron gibi yerlere kişisel verileri vermemiz mümkündür. Verilen bu bilgiler verilen amaç ve bizim kurallarımız çerçevesinde kullanılacaktır.

Etkinliğin türüne göre başka bir etkinlik ortağı ile organizasyon düzenleyebiliriz. Böyle bir durumda toplanan veriler etkinlik ortağımızla paylaşılmakta ve sadece ilgili etkinliğin düzenli şekilde gerçekleşmesi için kullanılacaktır. Hangi etkinlik ortağıyla çalıştığımız değişiklik gösterebilir ve etkinlik çerçevesinde bununla ilgili bilgi verilecektir.

Veriler sadece etkinliğin düzenlenmesi ve halkla ilişkiler alanındaki görevlerimizi yerine getirmek için gerekli süre boyunca kaydedilecektir.

Yazı/davetiye gibi gönderilerin alıcısı olarak her zaman bunların gönderimine itiraz hakkınız mevcuttur.

5.4. Görsel/Fotoğraf Çekimi

Federal Dışişleri Bakanlığı ile Almanya yurtdışı temsilciliklerinin etkinlerinde ve davetlerinde sizin de yer aldığınız/görüldüğünüz görüntülü çekim yapılmakta ve yayınlanmaktadır. Görüntü alınmasına ve/veya görüntünün yayınlanmasına itiraz edebilirsiniz. Lütfen doğrudan çekim yapan kişiye başvurunuz veya itirazınız için yukarıda belirtilen irtibat bağlantılarını kullanınız.

Basın ve medya temsilcilerinin yapmış oldukları çekimlere herhangi bir etkimizin olamayacağını bilmenizi isteriz. Avrupa Genel Veri Koruma Yönetmeliğine göre bu kişiler kendileri sorumludur.

6. Haklarınız

6.1. Size ait kişisel verilerle ilgili bize karşı aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Bilgi talep etme hakkı, Genel Veri Koruma Tüzüğünün 15. maddesi
• Düzeltme hakkı, Genel Veri Koruma Tüzüğünün 16. Maddesi
• Sildirme hakkı (unutturma hakkı), Genel Veri Koruma Tüzüğünün 17. maddesi
• Dağıtımın kısıtlanması hakkı, Genel Veri Koruma Tüzüğünün 18. Maddesi
• Veri aktarma hakkı, Genel Veri Koruma Tüzüğünün 20. Maddesi
• Dağıtıma karşı itiraz etme hakkı, Genel Veri Koruma Tüzüğünün 21. maddesi

6.2.

Şayet kişisel verilerin kullanımı sizin onayınızla yapılıyorsa, bu onayı her zaman geri çekme hakkına sahipsiniz. Onayın rücu edilmesiyle birlikte iptalden öncesine ait hukukilik durumu etkilenmeyecektir (Genel Veri Koruma Tüzüğünün 7. maddesi/3. fıkrası).

6.3.

Veri Koruma Dairesine kişisel verilerinizin işlemiyle ilgili hakkımızda şikâyette bulunma hakkına da sahipsiniz (Genel Veri Koruma Tüzüğünün 77. maddesi).

Federal Dışişleri Bakanlığı için yetkili olan denetim makamı aşağıda belirtilmektedir:

 

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153
D-53117 Bonn