Datenschutzerklärung gem. Artikel 13 DS-GVO

(Informationspflichten) zur „Elektronischen Erfassung von Deutschen im Ausland“ ( ELEFAND )

Die nachfolgende Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der online gestellten Anwendung des Auswärtigen Amts zur „Elektronischen Erfassung von Deutschen im Ausland“ (ELEFAND).

Das Angebot ist erreichbar unter der URL: https://krisenvorsorgeliste.diplo.de

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von ELEFAND erfolgt stets unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Um Sie über die Datenverarbeitung aufzuklären und unserer Informationspflicht (Artikel 13 DS-GVO) nachzukommen, informieren wir Sie wie folgt:

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 4 Nr. 7 DS-GVO:

Auswärtiges Amt
Werderscher Markt 1
10117 Berlin
Telefon: +49 (0)30 18 17-0 / Bürgerservice: +49 (0)30 18 17-2000
Telefax: +49 (0)30 18 17-3402

Kontaktformular Bürgerservice

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Auswärtigen Amts:

Datenschutzbeauftragte/r des Auswärtigen Amts
Auswärtiges Amt
Werderscher Markt 1
10117 Berlin
Telefon: +49 (0)30 18 17-2711
Telefax: +49 (0)30 18 17-5 1733

Kontaktformular Datenschutzbeauftragter

3. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Das Auswärtige Amt und die deutschen Auslandsvertretungen verwenden personenbezogene Daten, um in Not- oder Krisenfällen die erforderliche konsularische Hilfe leisten zu können. Die deutschen Auslandsvertretungen führen dazu auf der Grundlage Ihrer Eingaben in ELEFAND Krisenvorsorgelisten der in ihrem Amtsbezirk ansässigen Deutschen und ihrer Familienangehörigen. Gesetzliche Grundlage hierfür ist § 6 Abs. 3 Konsulargesetz. Die Möglichkeit der Registrierung zur Einbeziehung in Maßnahmen der Krisenvorsorge und Krisenreaktion wird auch für kurzzeitige Auslandsaufenthalte angeboten. Die Eintragung in ELEFAND ist freiwillig.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DS-GVO), die Sie bei der Eintragung Ihrer Daten in das online gestellte Angebot des Auswärtigen Amts zur „Elektronischen Erfassung von Deutschen im Ausland“ (ELEFAND) erklärt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4. Weitergabe personenbezogener Daten an andere Staaten bzw. internationale Organisationen

Je nach Art und Ausmaß eines Not- oder Krisenfalls kann es zur Sicherstellung geeigneter Schutz- und Hilfsmaßnahmen (z.B. Evakuierungen) notwendig werden, in ELEFAND gespeicherte personenbezogene Daten an den jeweiligen Aufenthaltsstaat und/oder kooperierende Staaten bzw. internationale Organisationen (EU, NATO, Rotes Kreuz etc.) weiterzugeben.

Falls weder ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 Abs. 3 DS-GVO noch geeignete Garantien nach Art. 46 DS-GVO vorliegen, werden personenbezogene Daten an ein Drittland (außerhalb EU/EWR) oder an eine internationale Organisation nur im Rahmen von Art. 49 DS-GVO (Ausnahmen für bestimmte Fälle) übermittelt. Danach ist eine Übermittlung personenbezogener Daten unter anderem zulässig, wenn dies zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder anderer Personen erforderlich ist, sofern die betroffene Person aus physischen oder rechtlichen Gründen außerstande ist, ihre Einwilligung zu geben (Art. 49 Abs. 1 Buchst. f) DS-GVO).

5. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Den Masken zur Eintragung personenbezogener Daten zum oben genannten Zweck vorgeschaltet ist eine Registrierung bei ELEFAND über die Mailadresse des Nutzers. Die Kommunikation zwischen Nutzer und dem System ELEFAND erfolgt über diese Mailadresse.

Wird diese Registrierung innerhalb von 48 Stunden nicht aktiviert, werden die in der Maske „Registrierung“ vorgenommenen Eintragungen gelöscht und der Nutzer entsprechend informiert. Es sind dann keine Daten des Nutzers im System ELEFAND mehr vorhanden.

Ein Auslandsaufenthalt, dessen Enddatum länger als 5 Jahre in der Vergangenheit liegt, wird automatisch gelöscht.

Ist 22 Monate lang keine Anmeldung erfolgt, versendet das System eine Anmeldeerinnerung. Wird dieser nicht innerhalb eines weiteren Monats nachgekommen, versendet das System eine zweite Anmeldeerinnerung. Sollte der Nutzer auch dieser nicht nachkommen, wird der Nutzer aus dem System gelöscht und per Mail über die erfolgte Löschung informiert.

Damit werden die Daten des Nutzers spätestens 24 Monate nach seiner Registrierung bzw. letzten Anmeldung gelöscht, wenn der Nutzer auf Anmeldeerinnerungen nicht reagiert.

Der Nutzer hat darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit über die entsprechende Funktion seinen Datensatz aus dem System ELEFAND zu löschen.

Ist der Datensatz gelöscht, sind keine Daten des Nutzers mehr vorhanden. Es kann jederzeit eine neue Registrierung samt Aktivierung erfolgen.

6. Ihre Rechte als von der Datenverarbeitung betroffene Person:

- Recht auf Auskunft (Artikel 15 DS-GVO),

- Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DS-GVO),

- Recht auf Löschung (Artikel 17 DS-GVO),

- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DS-GVO)

- Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DS-GVO),

- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Artikel 21 DS-GVO).

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, diese jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO).

7. Beschwerdemöglichkeiten

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für das Auswärtige Amt zuständige Aufsichtsbehörde ist der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.